الرئيسية
الأركان الرئيسية للنظام لمحاسبي الحكومي
أولا: المستندات:
هي أساس القيد في الدفاتر وهناك مستندات متعددة لكل عملية مالية طبقا لطبيعة العملية نفسها أو الغرض الذي من أجله أعطي المستند.
ويجب أن يتوفر في المستندات مايلي:
1. بيانات عن الجهة التي أصدرت المستند
2. بيانات عن الجهة أو الشخص الصادر إليه المستند
3. تاريخ تحرير المستند ورقمه
4. سبب صدور المستند "تحصيل – صرف"
5. المبلغ المطلوب صرفه أو تحصيله بالأرقام والحروف
6. توقيع الشخص أو الأشخاص المسئولين داخل الجهة التي أصدرت المستند
7. عدم وجود كشط أو شطب بالمستند
8. أن يكون الأصل وليس صورة
أنواعها:
1- مستندات خاصة بالمتحصلات
أ- أمر القبض: ويعرف بأنه أمر موجه إلى أمين الصندوق باستلام مبلغ معين من شخص معين ولغرض معين.
ب- إيصال استلام: إقرار من أمين الصندوق باستلام مبلغ معين من شخص معين لغرض معين.
ج- كشف المقبوضات "المتحصلات": كشف يعده أمين الصندوق في نهاية كل فترة يحتوي على المقبوضات التي حصلها بموجب أوامر القبض, ويرفق بهذا الكشف:
1- صورة من إيصال الاستلام.
2- أمر القبض.
ثم يرسل هذا الكشف إلى الإدارة المالية لإعداد مستند القيد ثم تقييده في الدفاتر المحاسبية المختصة.
2- مستندات خاصة بالصرف "المدفوعات"
(1) أوامر اعتماد الصرف:يستعمل في جميع حالات الصرف أيًا كان المبلغ سواء كان صرف من صندوق الوزارة نفسها "مبلغ أقل من 20.000 ريال" بموجب حوالة, أو من مؤسسة النقد عن طريق وزارة المالية "مبلغ أكبر من 20.000 ريال" بموجب أمر دفع يصرف من وزارة المالية, ويتكون من ثلاث أجزاء:
القسم (أ) : ويقوم بتحريره الجهة طالبة الصرف ويوقع من الموظف المختص والمدير المختص.
القسم (ب) : تحرره الإدارة المالية ويجب أن تستوفي الخطوات التالية:
1- بيان المبلغ الإجمالي والحسميات وصافي الاستحقاق.
2- توضيح بنود الميزانية التي سوف يؤدى عليها الصرف.
3- بيان ما إذا كان البند يسمح بالصرف والتوقيع على ذلك من الموظف المختص.
4- استيفاء توقيع المسئولين وهم مدير الإدارة المالية والممثل المالي.
القسم (ج) : بعد الانتهاء من ذلك يرسل أمر اعتماد الصرف إلى الموظف المختص ليقوم بإجراء الخطوات التالية:
1- تحرير حوالة أو أمر دفع حسب صافي قيمة المبلغ المطلوب صرفه.
2- إثبات رقم وتاريخ الحوالة أو أمر الدفع في الخانة المعدة لذلك.
3- تسليم الحوالة أو أمر الدفع إلى صاحب الحق وأخذ توقيعه بذلك.
(2) الحوالة:
أمر موجه إلى أمين الصندوق بصرف مبلغ معين لشخص معين ولغرض معين, وتستخدم لصرف مبالغ أقل من 20.000 ريال وتصرف من صندوق الوزارة.
(3) أمر الدفع:
طلب من شخص معين موجه لوزارة المالية بصرف مبلغ معين ولغرض معين. ويستخدم لسحب مبالغ من 20,000 ريال فأكثر.
وهناك حالات استثنائية لصرف مبالغ أقل من 20.000 ريال بموجب أمر دفع:
1- سداد مبالغ إلى المؤسسات العامة.
2- الإعانات والتعويضات.
3- تعويض المنصرف من السلفة المستديمة.
4- تغذية صندوق الوزارة.
5- سداد مصلحة معاشات التقاعد.
6- سداد مبالغ لجهات خارجية "أجنبية".
(4) كشف المدفوعات "المصروف":
هذا الكشف يحرره أمين الصندوق في نهاية الفترة ويرسله إلى الإدارة المالية يوضح فيه المبالغ التي خرجت من الصندوق مرفقا به المستندات المؤيدة لصحة الصرف "الحوالة" وإشعار الإيداع في مؤسسة النقد.
أولا: المستندات:
هي أساس القيد في الدفاتر وهناك مستندات متعددة لكل عملية مالية طبقا لطبيعة العملية نفسها أو الغرض الذي من أجله أعطي المستند.
ويجب أن يتوفر في المستندات مايلي:
1. بيانات عن الجهة التي أصدرت المستند
2. بيانات عن الجهة أو الشخص الصادر إليه المستند
3. تاريخ تحرير المستند ورقمه
4. سبب صدور المستند "تحصيل – صرف"
5. المبلغ المطلوب صرفه أو تحصيله بالأرقام والحروف
6. توقيع الشخص أو الأشخاص المسئولين داخل الجهة التي أصدرت المستند
7. عدم وجود كشط أو شطب بالمستند
8. أن يكون الأصل وليس صورة
أنواعها:
1- مستندات خاصة بالمتحصلات
أ- أمر القبض: ويعرف بأنه أمر موجه إلى أمين الصندوق باستلام مبلغ معين من شخص معين ولغرض معين.
ب- إيصال استلام: إقرار من أمين الصندوق باستلام مبلغ معين من شخص معين لغرض معين.
ج- كشف المقبوضات "المتحصلات": كشف يعده أمين الصندوق في نهاية كل فترة يحتوي على المقبوضات التي حصلها بموجب أوامر القبض, ويرفق بهذا الكشف:
1- صورة من إيصال الاستلام.
2- أمر القبض.
ثم يرسل هذا الكشف إلى الإدارة المالية لإعداد مستند القيد ثم تقييده في الدفاتر المحاسبية المختصة.
2- مستندات خاصة بالصرف "المدفوعات"
(1) أوامر اعتماد الصرف:يستعمل في جميع حالات الصرف أيًا كان المبلغ سواء كان صرف من صندوق الوزارة نفسها "مبلغ أقل من 20.000 ريال" بموجب حوالة, أو من مؤسسة النقد عن طريق وزارة المالية "مبلغ أكبر من 20.000 ريال" بموجب أمر دفع يصرف من وزارة المالية, ويتكون من ثلاث أجزاء:
القسم (أ) : ويقوم بتحريره الجهة طالبة الصرف ويوقع من الموظف المختص والمدير المختص.
القسم (ب) : تحرره الإدارة المالية ويجب أن تستوفي الخطوات التالية:
1- بيان المبلغ الإجمالي والحسميات وصافي الاستحقاق.
2- توضيح بنود الميزانية التي سوف يؤدى عليها الصرف.
3- بيان ما إذا كان البند يسمح بالصرف والتوقيع على ذلك من الموظف المختص.
4- استيفاء توقيع المسئولين وهم مدير الإدارة المالية والممثل المالي.
القسم (ج) : بعد الانتهاء من ذلك يرسل أمر اعتماد الصرف إلى الموظف المختص ليقوم بإجراء الخطوات التالية:
1- تحرير حوالة أو أمر دفع حسب صافي قيمة المبلغ المطلوب صرفه.
2- إثبات رقم وتاريخ الحوالة أو أمر الدفع في الخانة المعدة لذلك.
3- تسليم الحوالة أو أمر الدفع إلى صاحب الحق وأخذ توقيعه بذلك.
(2) الحوالة:
أمر موجه إلى أمين الصندوق بصرف مبلغ معين لشخص معين ولغرض معين, وتستخدم لصرف مبالغ أقل من 20.000 ريال وتصرف من صندوق الوزارة.
(3) أمر الدفع:
طلب من شخص معين موجه لوزارة المالية بصرف مبلغ معين ولغرض معين. ويستخدم لسحب مبالغ من 20,000 ريال فأكثر.
وهناك حالات استثنائية لصرف مبالغ أقل من 20.000 ريال بموجب أمر دفع:
1- سداد مبالغ إلى المؤسسات العامة.
2- الإعانات والتعويضات.
3- تعويض المنصرف من السلفة المستديمة.
4- تغذية صندوق الوزارة.
5- سداد مصلحة معاشات التقاعد.
6- سداد مبالغ لجهات خارجية "أجنبية".
(4) كشف المدفوعات "المصروف":
هذا الكشف يحرره أمين الصندوق في نهاية الفترة ويرسله إلى الإدارة المالية يوضح فيه المبالغ التي خرجت من الصندوق مرفقا به المستندات المؤيدة لصحة الصرف "الحوالة" وإشعار الإيداع في مؤسسة النقد.
