الرئيسية
اعمل في مكتبك من المنزل ونظف بريدك الإلكتروني بسرعة
لندن: «الشرق الأوسط»
من المفترض أن تسهل التقنية حياتنا اليومية، لكنها لا تفعل ذلك عندما يتوجب عليك مثلا أن تطلع على 289 رسالة إلكترونية جديدة، أو تتعامل مع تعطل القرص الصلب في جهاز الكومبيوتر، أو عند اكتشافك فجأة أنك نسيت ملفا مهما على جهاز الكومبيوتر في المكتب. ولكن لحسن الحظ هناك العديد من العدد والأدوات التي قد تساعد في هذا الأمر. ومنها ما هو جدير بالتجربة، كما أن هناك أيضا بعض الإجراءات التي يمكن أن تستعين بها في عملك اليومي التي قد تكون أكثر فعالية وكفاءة، وفقا لمجلة «بي سي وورلد» الإلكترونية.
* التحكم والدعم
* التحكم بكومبيوتر الشركة من بعيد: يمكنك العمل من المنزل، ولكن يمكنك أن تستخدم الكومبيوتر الموجود في المكتب عن طريق برنامج للتحكم به من بعيد مثل «لونغ ماين» LogMeIn (تتوفر منه نسخة مجانية)، أو «تايت في إن سي» TightVNC (مجاني). وعن طريقهما يمكن مشاهدة شاشة الكومبيوتر البعيد واستخدام البرامج وإغلاقها، وقراءة نسخة من البريد الإلكتروني، وإدخال النصوص اللازمة، والوصول إلى أي ملفات قد تكون قد خلفتها في المكتب. وبذلك توفر على ذاتك استهلاك الوقود بسبب ذهابك وإيابك من المكتب، والتوفير في الضرائب، نظرا لاستخدامك المعدات المنزلية واستهلاكها، ومن ثم إقناع رئيسك في العمل أنك تكون أكثر إنتاجية من دون مغادرة المنزل. حتى أن هناك زبائن يستخدمون برامج «في إن سي» على هاتف «آي فون» مثل «موكا في إن سي» Mocha VNC و«تيليبورت». Teleport. وإذا لا تحتاج إلى تحكم كامل بالكومبيوتر البعيد عنك، لكنك تحتاج إلى الدخول إلى ملفات مكتبك، أو منزلك. قم بتركيب البرنامج المجاني «فولد شاير» FolderShare من «مايكروسوفت» الذي يتحسس الملفات عن بعد، وبذلك تكون ملفاتك دائما حديثة ومنقحة بغض النظر عن مكان عملك، أو التاريخ الأخير الذي قمت خلاله بالاطلاع على هذه الملفات.
دعم أوتوماتيكي مجدول للأقراص الصلبة سواء محليا أو من بعيد: إن دعم الملفات المهمة مهم بأهمية شراء بوليصة تأمين المنزل. فلا تقم بالمجازفة بفقدان صورك الرقمية التي لا تعوض عن طريق التعهد لذاتك بأنك ستقوم بتسجيلها على زوج من أقراص «دي في دي» كل بضعة أشهر، بل قم بتركيب برنامج وبعض الخدمات لتقوم بهذا العمل نيابة عنك في الوقت الذي تركز فيه أنت على مشاريع أكثر أهمية.
قم أولا بتقليل مخاطر تعطل القرص الصلب، عن طريق تركيب أفضل برنامج للدعم، أو ابدأ هذه المهمة الآن عن طريق نسخة مجانية من «سينك باك إس إي» SyncBackSE، وقم بجدولة عمليات دعم منظمة عن طريق القرص الصلب الخارجي «فاير واير»، أو«ثمب درايف» (ذاكرة فلاش بواجهة تفاعل «يو إس بي»)، أو القرص الموجود على الشبكة.
وبالطبع، فإن عملية الدعم المحلي ليست كافية، ولحماية المعلومات والبيانات ضد الحريق والبرق والسرقة والكوارث الأخرى، عليك دعم بياناتك في خادم بعيد عبر الإنترنت. ويقدم كلا البرنامجين «كاربونايت» Carbonite و«موزي هوم» Mozy Home سعة تخزينية غير محدودة على الخوادم التي تقوم بدعم معلوماتك في الخلفية في الوقت الذي تكون أنت مستغرقا في العمل.
العمل بشكل أسرع وبفعالية كبيرة من دون ماوس: قم بتسريع العمل على الكومبيوتر عن طريق تعليم نفسك الوصول إلى المهام المطلوبة عن طريق لوحة المفاتيح من دون استخدام الماوس مثل Ctrl-S لعمليات الحفظ، وCtrl-T لفتح بطاقة موقع على المتصفح «فاير فوكس»، وCtrl-C للنسخ واللصق. وقم بإتقان عملك على لوحة المفاتيح عن طريق البرنامج المجاني «لاونشي» Launchy في «ويندوز»، أو «كويكسيلفر» Quicksilver في «ماك». ويمكن حتى البدء بالبرامج وفتح المستندات، وحتى القيام بالعمليات والإجراءات المتطورة مثل إعادة تحجيم الصور والرسومات، وتحريك الملفات من دون تحريك يديك بعيدا عن لوحة المفاتيح. بل يمكن حتى تعيين تركيبات من المفاتيح التي تقوم لدى الكبس عليها بطباعة عبارات شائعة بصورة أوتوماتيكية، وذلك عن طريق «تايب إت إن» TypeItIn في «ويندوز»، أو «تايب إت فور مي» TypeIt4Me في نظام التشغيل «ماك أو إس إكس».
* تنظيف البريد الإلكتروني
* تنظيف البريد اليومي: قم بالتخلص من تراكم البريد الإلكتروني نهائيا عن طريق تفريغ علبة البريد الوارد بشكل كامل. وتقول فلسفة «علبة البريد ـ صفر» على أن رسائل البريد الإلكتروني ما هي سوى دعوات إلى القيام بإجراءات معينة، وليس لتجميع أمور لا نحتاج إليها. قم بتحضير ثلاثة ملفات أو عناوين في البريد الخاص بالزبائن تحت أسماء «الإجراء» ، و«لاحقا»، و«الأرشيف». ثم قم باتخاذ قرار كل يوم بعد الكشف على البريد الإلكتروني في ما يتعلق بكل رسالة جديدة تتلقاها حتى تزيلها جميعا من علبة البريد الوارد، وبالتالي تخفيض ما تتلقاه إلى الصفر.
ومن دون أي شعور بالندم، اشطب الرسائل التي لا تحتاجها فورا. وقم بالرد على الرسائل التي تستغرق منك دقيقتين فقط. وقم بتوضيب الرسائل التي تود الاحتفاظ بها للرجوع إليها في المستقبل في ملف «الأرشيف»، وتلك التي تستغرق أكثر من دقيقتين للإجابة عليها في ملف «الإجراء»، والرسائل التي تحتاج إلى ملاحقتها في تاريخ لاحق في ملف «لاحقا». وبعد ذلك تنفس الصعداء عندما يطالعك الإعلان القائل «لا يوجد أي بريد».
تجميع كل عناوين البريد الإلكترونية عن طريق «جيمايل»: إذا كنت تملك العديد من عناوين البريد الإلكترونية، فالأفضل تجميعها في درج واحد. كما أن البريد الوارد إليك عبر حسابات وعناوين مختلفة قد يكون من الصعب التعامل معها جميعا. فقد حان الوقت لتجميعها في علبة بريد واحدة. وخدمة «جيمايل» من «غوغل» المجانية هي خدمة للبريد الإلكتروني، ولخدمتك بالنسبة إلى البريد الآخر. استخدم «مايل فيتشر» Mail Fetcher الموجود في «جيمايل» للحصول على جميع الرسائل من خمس حسابات تسجيل مختلفة للبريد الإلكتروني باستخدام مقياس POP 3. قم بزيارة SETTINGS في «جيمايل» ثم Accounts لتستقبل جميع البريد الوارد في علبة واحدة وإرساله أيضا عبر شاشة هذا البريد المركبة. بدلا من حمل جهاز لابتوب معك في رحلتك المقبلة: اصطحب معك سطح المكتب الخاص بجهازك الكومبيوتري عن طريق «ثمب درايف»، أو «آي بود». وتقدم برمجيات «ويندوز» الخاصة بالأجهزة المحمولة برامج مثل «موجوباك» MojoPac و«يو3» U3 اللذين يضعان لوحة مفاتيح كاملة على «ثمب درايف» بواجهة تفاعل «يو إس بي» (أو على قرص مدعوم بـ«آي بود») التي تتيح لك تشغيل تطبيقات مثل «مايكروسوفت أوتلوك»، وبالتالي حفظ المستندات على «ثمب درايف». هذا، وكل ما تحتاجه هو أي جهاز كومبيوتر بديل لوصله ببرنامج «موجوباك» عن طريق «ثمب درايف» للوصول إلى مستنداتك وتطبيقاتك من دون ترك أي أثر بعد ذلك. أو يمكن حفظ وتشغيل تطبيقات جوالة مجانية مثل متصفح «فايرفوكس» وغيرها عن طريق «ثمب درايف» هذا. وتنزيل مثل هذه البرامج وغيرها مجانية عن طريق الموقع PortableApps.com.
لندن: «الشرق الأوسط»
من المفترض أن تسهل التقنية حياتنا اليومية، لكنها لا تفعل ذلك عندما يتوجب عليك مثلا أن تطلع على 289 رسالة إلكترونية جديدة، أو تتعامل مع تعطل القرص الصلب في جهاز الكومبيوتر، أو عند اكتشافك فجأة أنك نسيت ملفا مهما على جهاز الكومبيوتر في المكتب. ولكن لحسن الحظ هناك العديد من العدد والأدوات التي قد تساعد في هذا الأمر. ومنها ما هو جدير بالتجربة، كما أن هناك أيضا بعض الإجراءات التي يمكن أن تستعين بها في عملك اليومي التي قد تكون أكثر فعالية وكفاءة، وفقا لمجلة «بي سي وورلد» الإلكترونية.
* التحكم والدعم
* التحكم بكومبيوتر الشركة من بعيد: يمكنك العمل من المنزل، ولكن يمكنك أن تستخدم الكومبيوتر الموجود في المكتب عن طريق برنامج للتحكم به من بعيد مثل «لونغ ماين» LogMeIn (تتوفر منه نسخة مجانية)، أو «تايت في إن سي» TightVNC (مجاني). وعن طريقهما يمكن مشاهدة شاشة الكومبيوتر البعيد واستخدام البرامج وإغلاقها، وقراءة نسخة من البريد الإلكتروني، وإدخال النصوص اللازمة، والوصول إلى أي ملفات قد تكون قد خلفتها في المكتب. وبذلك توفر على ذاتك استهلاك الوقود بسبب ذهابك وإيابك من المكتب، والتوفير في الضرائب، نظرا لاستخدامك المعدات المنزلية واستهلاكها، ومن ثم إقناع رئيسك في العمل أنك تكون أكثر إنتاجية من دون مغادرة المنزل. حتى أن هناك زبائن يستخدمون برامج «في إن سي» على هاتف «آي فون» مثل «موكا في إن سي» Mocha VNC و«تيليبورت». Teleport. وإذا لا تحتاج إلى تحكم كامل بالكومبيوتر البعيد عنك، لكنك تحتاج إلى الدخول إلى ملفات مكتبك، أو منزلك. قم بتركيب البرنامج المجاني «فولد شاير» FolderShare من «مايكروسوفت» الذي يتحسس الملفات عن بعد، وبذلك تكون ملفاتك دائما حديثة ومنقحة بغض النظر عن مكان عملك، أو التاريخ الأخير الذي قمت خلاله بالاطلاع على هذه الملفات.
دعم أوتوماتيكي مجدول للأقراص الصلبة سواء محليا أو من بعيد: إن دعم الملفات المهمة مهم بأهمية شراء بوليصة تأمين المنزل. فلا تقم بالمجازفة بفقدان صورك الرقمية التي لا تعوض عن طريق التعهد لذاتك بأنك ستقوم بتسجيلها على زوج من أقراص «دي في دي» كل بضعة أشهر، بل قم بتركيب برنامج وبعض الخدمات لتقوم بهذا العمل نيابة عنك في الوقت الذي تركز فيه أنت على مشاريع أكثر أهمية.
قم أولا بتقليل مخاطر تعطل القرص الصلب، عن طريق تركيب أفضل برنامج للدعم، أو ابدأ هذه المهمة الآن عن طريق نسخة مجانية من «سينك باك إس إي» SyncBackSE، وقم بجدولة عمليات دعم منظمة عن طريق القرص الصلب الخارجي «فاير واير»، أو«ثمب درايف» (ذاكرة فلاش بواجهة تفاعل «يو إس بي»)، أو القرص الموجود على الشبكة.
وبالطبع، فإن عملية الدعم المحلي ليست كافية، ولحماية المعلومات والبيانات ضد الحريق والبرق والسرقة والكوارث الأخرى، عليك دعم بياناتك في خادم بعيد عبر الإنترنت. ويقدم كلا البرنامجين «كاربونايت» Carbonite و«موزي هوم» Mozy Home سعة تخزينية غير محدودة على الخوادم التي تقوم بدعم معلوماتك في الخلفية في الوقت الذي تكون أنت مستغرقا في العمل.
العمل بشكل أسرع وبفعالية كبيرة من دون ماوس: قم بتسريع العمل على الكومبيوتر عن طريق تعليم نفسك الوصول إلى المهام المطلوبة عن طريق لوحة المفاتيح من دون استخدام الماوس مثل Ctrl-S لعمليات الحفظ، وCtrl-T لفتح بطاقة موقع على المتصفح «فاير فوكس»، وCtrl-C للنسخ واللصق. وقم بإتقان عملك على لوحة المفاتيح عن طريق البرنامج المجاني «لاونشي» Launchy في «ويندوز»، أو «كويكسيلفر» Quicksilver في «ماك». ويمكن حتى البدء بالبرامج وفتح المستندات، وحتى القيام بالعمليات والإجراءات المتطورة مثل إعادة تحجيم الصور والرسومات، وتحريك الملفات من دون تحريك يديك بعيدا عن لوحة المفاتيح. بل يمكن حتى تعيين تركيبات من المفاتيح التي تقوم لدى الكبس عليها بطباعة عبارات شائعة بصورة أوتوماتيكية، وذلك عن طريق «تايب إت إن» TypeItIn في «ويندوز»، أو «تايب إت فور مي» TypeIt4Me في نظام التشغيل «ماك أو إس إكس».
* تنظيف البريد الإلكتروني
* تنظيف البريد اليومي: قم بالتخلص من تراكم البريد الإلكتروني نهائيا عن طريق تفريغ علبة البريد الوارد بشكل كامل. وتقول فلسفة «علبة البريد ـ صفر» على أن رسائل البريد الإلكتروني ما هي سوى دعوات إلى القيام بإجراءات معينة، وليس لتجميع أمور لا نحتاج إليها. قم بتحضير ثلاثة ملفات أو عناوين في البريد الخاص بالزبائن تحت أسماء «الإجراء» ، و«لاحقا»، و«الأرشيف». ثم قم باتخاذ قرار كل يوم بعد الكشف على البريد الإلكتروني في ما يتعلق بكل رسالة جديدة تتلقاها حتى تزيلها جميعا من علبة البريد الوارد، وبالتالي تخفيض ما تتلقاه إلى الصفر.
ومن دون أي شعور بالندم، اشطب الرسائل التي لا تحتاجها فورا. وقم بالرد على الرسائل التي تستغرق منك دقيقتين فقط. وقم بتوضيب الرسائل التي تود الاحتفاظ بها للرجوع إليها في المستقبل في ملف «الأرشيف»، وتلك التي تستغرق أكثر من دقيقتين للإجابة عليها في ملف «الإجراء»، والرسائل التي تحتاج إلى ملاحقتها في تاريخ لاحق في ملف «لاحقا». وبعد ذلك تنفس الصعداء عندما يطالعك الإعلان القائل «لا يوجد أي بريد».
تجميع كل عناوين البريد الإلكترونية عن طريق «جيمايل»: إذا كنت تملك العديد من عناوين البريد الإلكترونية، فالأفضل تجميعها في درج واحد. كما أن البريد الوارد إليك عبر حسابات وعناوين مختلفة قد يكون من الصعب التعامل معها جميعا. فقد حان الوقت لتجميعها في علبة بريد واحدة. وخدمة «جيمايل» من «غوغل» المجانية هي خدمة للبريد الإلكتروني، ولخدمتك بالنسبة إلى البريد الآخر. استخدم «مايل فيتشر» Mail Fetcher الموجود في «جيمايل» للحصول على جميع الرسائل من خمس حسابات تسجيل مختلفة للبريد الإلكتروني باستخدام مقياس POP 3. قم بزيارة SETTINGS في «جيمايل» ثم Accounts لتستقبل جميع البريد الوارد في علبة واحدة وإرساله أيضا عبر شاشة هذا البريد المركبة. بدلا من حمل جهاز لابتوب معك في رحلتك المقبلة: اصطحب معك سطح المكتب الخاص بجهازك الكومبيوتري عن طريق «ثمب درايف»، أو «آي بود». وتقدم برمجيات «ويندوز» الخاصة بالأجهزة المحمولة برامج مثل «موجوباك» MojoPac و«يو3» U3 اللذين يضعان لوحة مفاتيح كاملة على «ثمب درايف» بواجهة تفاعل «يو إس بي» (أو على قرص مدعوم بـ«آي بود») التي تتيح لك تشغيل تطبيقات مثل «مايكروسوفت أوتلوك»، وبالتالي حفظ المستندات على «ثمب درايف». هذا، وكل ما تحتاجه هو أي جهاز كومبيوتر بديل لوصله ببرنامج «موجوباك» عن طريق «ثمب درايف» للوصول إلى مستنداتك وتطبيقاتك من دون ترك أي أثر بعد ذلك. أو يمكن حفظ وتشغيل تطبيقات جوالة مجانية مثل متصفح «فايرفوكس» وغيرها عن طريق «ثمب درايف» هذا. وتنزيل مثل هذه البرامج وغيرها مجانية عن طريق الموقع PortableApps.com.
